Henkilötietojen käsittely

Tietoja saadaan ensisijaisesti henkilöltä itseltään verkkolomakkeen, sähköpostin, puhelimen tai muun asiakasyhteydenoton kautta. Verkkolomakkeella voidaan käsitellä esimerkiksi nimeä, puhelinnumeroa, sähköpostiosoitetta, palvelutarvetta, toivottua aloitusajankohtaa, arvioitua kestoa sekä vapaamuotoisia lisätietoja.

Sopimus- ja asiakassuhteen aikana voidaan käsitellä lisäksi palvelun toimittamiseen, laskutukseen, maksuihin, sopimuksiin ja asiakasyhteydenpitoon tarvittavia tietoja.

Kameravalvonnassa käsitellään valvontakameroiden tallentamaa kuva-aineistoa. Verkkopalvelun tietoturvan yhteydessä voidaan käsitellä teknisiä tietoja, kuten IP-osoitetta, selaimen ja laitteen teknisiä ominaisuuksia, User-Agent-tietoa sekä muita bottiliikenteen tunnistamiseen tarvittavia signaaleja.

Verkkolomakkeen suojaamiseen käytetään Cloudflare Turnstile -palvelua, jonka tarkoituksena on erottaa tavallinen käyttäjä automatisoidusta botti- tai väärinkäyttöliikenteestä. Turnstile voi käsitellä muun muassa IP-osoitetta, User-Agent-tietoa, selain- ja laitetietoja sekä muita teknisiä signaaleja tätä tarkoitusta varten.

Turnstilen tarkoitus ei ole tehdä asiakkaasta markkinointi- tai käyttäjäprofiilia, vaan suojata verkkopalvelua ja lomakkeita automatisoidulta väärinkäytöltä.

Vuokratallien toimitiloissa ja halleissa on kameravalvontaa turvallisuuden, rikosten ja vahinkojen ennaltaehkäisyn sekä mahdollisten poikkeamatilanteiden selvittämisen vuoksi.

Kameratallenteita säilytetään normaalisti kaksi viikkoa. Tallennetta voidaan kuitenkin säilyttää tätä pidempään, jos se on tarpeen yksittäisen vahinko-, väärinkäytös-, rikos- tai muun selvitystilanteen käsittelemiseksi tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Nyrox Oy / Suomen Vuokratallit voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän puolesta ja sen ohjeiden mukaisesti. Tällaisia palveluja voivat olla esimerkiksi verkkosivuston hosting, tietoturva- ja lomakepalvelut, sähköposti- ja IT-palvelut sekä taloushallinnon palvelut.

Verkkosivuston teknisessä toteutuksessa käytetään Verceliä sivuston hosting- ja ajoympäristönä, Cloudflare Turnstilea lomakkeiden automatisoidun väärinkäytön torjuntaan sekä HubSpotia verkkolomakkeen kautta saatujen tiedustelu- ja asiakkuustietojen CRM-käsittelyyn. Sivuston tekoälyavusteinen neuvoja voi käyttää tekoälymallipalvelua käyttäjän kysymyksen käsittelyyn. Palveluntarjoajille välitetään vain kyseisen palvelun toteuttamiseksi tarpeellisia tietoja.

Henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaiselle tai muulle taholle silloin, kun siihen on lakisääteinen velvollisuus tai muu lainmukainen peruste.

Osa verkkopalvelun teknisistä palveluntarjoajista voi käsitellä henkilötietoja tai teknisiä tietoja EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Jos tietoja siirretään kolmansiin maihin, siirrossa käytetään soveltuvan tietosuojalainsäädännön edellyttämää siirtoperustetta ja asianmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita silloin, kun niitä tarvitaan.

Tiedusteluihin ja yhteydenottoihin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin yhteydenoton käsittely, mahdollisen sopimuksen valmistelu tai asiakassuhteen hoitaminen sitä perustellusti edellyttää. Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole käyttötarkoitukseen tai lakiin perustuvaa tarvetta.

Sopimus-, laskutus- ja kirjanpitotietoja säilytetään sopimussuhteen ajan sekä tämän jälkeen niin kauan kuin kirjanpito-, vero-, vastuu- ja muut lakisääteiset velvoitteet sitä edellyttävät.

Kameratallenteiden normaali säilytysaika on kaksi viikkoa. Turvallisuuspalvelujen ja teknisten lokien säilytysajat määräytyvät kulloinkin käytettävän palvelun ja sen turvallisuustarkoituksen mukaan.

Tiedusteluun vastaaminen ja sopimuksen valmistelu edellyttävät vähintään riittäviä yhteys- ja palvelutarvetietoja. Jos tarvittavia tietoja ei anneta, emme välttämättä pysty käsittelemään tiedustelua, vahvistamaan saatavuutta tai tekemään sopimusta.

Nyrox Oy / Suomen Vuokratallit ei tee tällä verkkosivustolla henkilötietoihin perustuvia yksinomaan automatisoituja päätöksiä tai profilointia, joilla olisi rekisteröidylle oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.